Osservatorio Vecomp

• Informazione. Tra gli obblighi che l’azienda/studio dovrà osservare vi è quello di fornire le dovute informazioni a lavoratori e/o terzi sulle disposizioni anti-contagio adottate, consegnando e/o affiggendo all’ingresso e nei luoghi maggiormente visibili (ingresso, aree comuni, vie di transito ecc.) le misure che vengono applicate e gli eventuali nuovi trattamenti di dati personali effettuati (regolamentazione degli accessi, controllo temperatura all’accesso, etc.).
   
• Autorizzazione all’ingresso con negativizzazione. L’ingresso dei lavoratori risultati positivi al Covid-19 dovrà essere autorizzato previa certificazione medica da inviare al Datore di Lavoro da cui risulti la “negativizzazione”, secondo le modalità previste dal dipartimento ASL di prevenzione territoriale di competenza. Questa gestione prevede il trattamento di dati di natura particolare.
   
• Gestione lavoratori “fragili”. Al Medico Competente spetta segnalare al Datore di lavoro i casi di lavoratori in situazioni di particolare fragilità (c.d. lavoratori fragili), informazioni queste che richiedono nuovi accorgimenti per il loro trattamento.
   
• Misurazione della temperatura corporea all’ingresso. Se effettuata, va contemplato un nuovo trattamento identificando i soggetti autorizzati, la finalità (contenimento del contagio), la base giuridica (DPCM 26 aprile) e la durata del trattamento (fine emergenza). Il dato relativo alla temperatura non va registrato quando inferiore 37.5°. In caso di febbre invece la gestione è consentita ai fini della tutela della salute pubblica.
   
• Riservatezza. I dati sullo stato di salute non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori di specifiche previsioni normative e in caso di richiesta da parte dell’autorità sanitaria. In caso di isolamento momentaneo del lavoratore dovuto al superamento della soglia di temperatura, di altri sintomi riconducibili al Covid-19 o nel caso in cui il lavoratore comunichi al Datore di lavoro di aver avuto, al di fuori del contesto dell’organizzazione, contatti con soggetti risultati positivi al Covid-19 negli ultimi 14 giorni, dovranno essere assicurate la riservatezza della comunicazione e la dignità del lavoratore. Tali garanzie dovranno essere assicurate anche in caso di allontanamento del lavoratore dal luogo di lavoro.

• di adempiere a precisi obblighi in materia di restituzione dei dati al produttore (Titolare del trattamento);
• di ampliare l’“analisi dei rischi”, tenendo conto di quelli connessi al trattamento dei dati personali valutando, tra l’altro, la presenza di dati personali di categorie particolari, come quelli relativi alla salute, alle condanne penali o a reati.
• di adottare adeguate misure di sicurezza per il “trasferimento degli archivi di conservazione”, così da garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati contenuti nei documenti.
• di indicare per quanto tempo sarà garantita l’accessibilità dei documenti, e definire modalità sicure per la “cancellazione degli archivi di conservazione”.

Pillole d'uso

1. Ditta e soggetti attivi: configurare innanzitutto la ditta e/o le ditte (ogni ditta deve essere configurata singolarmente) e poi i soggetti attivi, cioè quelle entità che “gravitano” attorno e all’interno della Organizzazione: Amministratori di sistema (siano essi esterni e/o interni), DPO (se richiesto), Responsabili del trattamento, Incaricati al trattamento, etc. Per avere un elenco dei soggetti attivi da gestire bisogna lavorare in collaborazione con tutti i reparti aziendali: amministrazione, ufficio personale, marketing, sistema informativo, ufficio acquisti, reparto commerciale, etc.
2. Trattamenti effettivi: la raccolta dei trattamenti effettivi dell’organizzazione viene facilitata dal Software perché il modulo propone, per ogni singolo ambito lavorativo, un elenco “standard” di trattamenti. Anche in questo caso la collaborazione dell’ufficio amministrazione, come degli altri reparti della ditta, può aiutare a identificare e aggiungere i trattamenti non presenti in questa lista.
3. Gestione degli asset: per “asset” si intendono tutti quei dispositivi che, all’interno della organizzazione, trattano  dati (Server, PC, Smartphone, Tablet, etc.). Vanno compresi anche i dispositivi esterni (esempio: backup in Cloud, l’hub della fatturazione elettronica, il servizio di conservazione digitale, etc.). Anche in questo caso, è utile confermare con i colleghi che gestiscono il sistema informativo aziendale i dati necessari a “fotografare” come si compone la gestione degli asset della vostra organizzazione.
4. Documenti privacy. La documentazione prodotta dal Software segue una procedura sequenziale ed automatica. I dati precedentemente inseriti vengono utilizzati per personalizzare i modelli disponibili. È necessario non modificare i “modelli”, creare un proprio Standard (con il logo aziendale, ad esempio) e verificare con puntualità il contenuto del documento prodotto. Questa verifica è molto utile perché permette di rilevare mancanze, incongruenze e ridondanze che vanno modificate intervenendo sui dati di origine (esempio nei trattamenti effettivi, negli incaricati, negli asset, etc.).

Domande e Risposte